2 Stunden pro Tag sparen – 10 geniale KI-Workflows für deinen Alltag

2 Stunden pro Tag sparen – 10 geniale KI-Workflows für deinen Alltag
Zeit sparen
KI-Assistenz
Smarte Ideen
Produktivität
Dieses Dokument zeigt dir, wie du mit KI-Workflows täglich Zeit sparen kannst, ohne dich in komplexe Technologien einarbeiten zu müssen. Perfekt für Beschäftigte, die pragmatische Lösungen für wiederkehrende Aufgaben suchen.
Einleitung
„Ich hab keine Zeit, mich in KI einzuarbeiten."
Wenn dir dieser Gedanke bekannt vorkommt, bist du hier genau richtig. Denn dieses E-Book wurde nicht für Technikfans oder Digital-Nerds geschrieben, sondern für Menschen wie dich: beschäftigt, pragmatisch und interessiert – aber ohne Kapazitäten für stundenlange Tutorials oder komplexe Tools.
Die gute Nachricht: Du brauchst keine KI-Ausbildung, kein Extra-Tool und keine neuen Systeme. Alles, was du brauchst, ist ein neues Werkzeug – und ein paar gute Fragen. Denn moderne KI-Tools wie ChatGPT oder Claude sind keine Spielzeuge mehr. Sie sind leistungsfähige Assistenten, die dir Aufgaben abnehmen können, die du sonst täglich selbst erledigst:
E-Mails beantworten
Inhalte schreiben
Angebote vorbereiten
Ideen sortieren
Meetings planen
Und das Beste: Du kannst sofort loslegen. Ohne Vorwissen. Ohne technisches Setup. Ohne Risiko.
In diesem E-Book bekommst du zehn erprobte Workflows, mit denen du jeden Tag 15–30 Minuten oder mehr sparen kannst – je nachdem, wie du arbeitest. Jeder Workflow besteht aus einem klaren Ziel, einer praktischen Anleitung und einem oder mehreren Beispiel-Prompts, die du sofort kopieren und einsetzen kannst.
Ob du selbstständig bist, im Marketing arbeitest, ein kleines Team führst oder einfach nur besser organisiert sein willst – dieses Buch gibt dir Werkzeuge an die Hand, mit denen du weniger tun und mehr erreichen kannst.
Du brauchst keine Zeit, um KI zu lernen. Du brauchst nur den richtigen Einstieg.
Los geht's.
1. Was KI für deinen Alltag leisten kann (ohne dich zu überfordern)
1.1 Was heute mit ChatGPT & Co. realistisch möglich ist
In den letzten Jahren hat sich viel verändert – und das, was früher nur Tech-Nerds verstanden haben, ist heute für alle nutzbar. Tools wie ChatGPT (von OpenAI), Claude (von Anthropic) oder Gemini (von Google) sind nicht nur beeindruckend, sondern auch alltagstauglich. Du musst nicht wissen, wie sie funktionieren – du musst nur wissen, was du von ihnen erwarten kannst.
Was du erwarten kannst:
Strukturierte Texte
E-Mails, Posts, Konzepte und Zusammenfassungen auf Knopfdruck
Denkhilfe
Ideen ordnen, Feedback geben, Vorschläge machen
Schnellere Routineaufgaben
Mails, Listen, Abläufe effizienter erledigen
Content-Recycling
Inhalte umwandeln, anpassen oder neu kombinieren
Was du nicht erwarten solltest:
Perfekte Ergebnisse beim ersten Versuch
Echtes Verstehen oder „Intelligenz" im menschlichen Sinn
Dass die KI weiß, was du meinst, wenn du unklar bleibst
Kurz gesagt: KI ist ein Werkzeug – kein Wundermittel. Aber ein ziemlich gutes, wenn du weißt, wie du es einsetzt.
1.2 Warum 80 % der Aufgaben nicht kreativ, sondern wiederholend sind
Viele unserer täglichen Aufgaben sind nicht komplex – sie sind einfach ständig nötig: E-Mails beantworten, Textbausteine wiederverwenden, Inhalte neu strukturieren, Erinnerungen schreiben, Dinge erklären. Genau hier kann dir KI den größten Nutzen bringen. Nicht, indem sie dir deine Kernkompetenz abnimmt – sondern indem sie dich entlastet, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt.
Du musst also nicht dein ganzes Business automatisieren. Es reicht, wenn du die immer gleichen kleinen Aufgaben clever abgibst – an einen digitalen Assistenten, der nie müde wird.
Wiederkehrende Aufgaben
E-Mails beantworten, Textbausteine erstellen, Inhalte strukturieren
Zeitfresser
Meetings vor- und nachbereiten, Dokumente formatieren, Recherchen
Mentale Belastung
Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen, Ideen entwickeln
1.3 Was du brauchst (und was nicht), um loszulegen
Was du brauchst:
Einen Account bei einem KI-Tool (z. B. ChatGPT mit GPT-4, Claude oder Gemini)
Eine klare Vorstellung, was du gerade machen willst
Die Bereitschaft, einen Prompt einzugeben und mit der Antwort zu arbeiten
Was du nicht brauchst:
Programmierkenntnisse
komplexe Automatisierungen
spezielle Software oder Plug-ins
Das Prinzip ist einfach: Du gibst der KI eine Aufgabe – sie liefert dir eine erste Version – du passt sie ggf. an – fertig. Und je öfter du das machst, desto leichter fällt es dir.
Aufgabe formulieren
KI generiert Lösung
Anpassen
Fertig!
In den nächsten Kapiteln bekommst du genau solche Aufgaben – in Form von Workflows, die sich direkt in deinen Alltag integrieren lassen. Jeder davon spart dir Zeit, schont deine Nerven – und hilft dir, smarter zu arbeiten.
2. Die Superkraft-Formel: So werden Aufgaben zu Workflows
Nicht jede Aufgabe ist gleich. Manche sind kreativ, manche strategisch – aber viele sind einfach nur wiederkehrend. Und genau diese eignen sich perfekt für KI-gestützte Workflows.
2.1 Warum du nicht jeden Tag bei null anfangen solltest
Kennst du das? Jeden Tag neu überlegen, wie du eine E-Mail formulierst, ein Meeting vorbereitest oder ein Thema für Social Media findest. Das kostet Zeit und mentale Energie – obwohl der Ablauf fast immer gleich ist.
E-Mail schreiben
Immer wieder neue Formulierungen finden
Meeting vorbereiten
Themen sammeln und strukturieren
Auswerten
Daten analysieren und aufbereiten
Hier kommt die gute Nachricht: Die meisten Aufgaben lassen sich in wiederholbare Schritte aufteilen. Und das bedeutet: Du kannst sie in Workflows verwandeln. Mit KI an deiner Seite wird daraus ein automatisierter Ablauf, den du nur noch anstoßen musst – anstatt ihn jedes Mal neu zu denken.
Ein Workflow spart dir nicht nur Zeit – er befreit dich von Mikroentscheidungen, die deinen Kopf blockieren.
2.2 So erkennst du Aufgaben, die sich automatisieren lassen
Nicht jede Aufgabe ist für KI geeignet. Aber viele sind es – besonders wenn sie mindestens zwei dieser Kriterien erfüllen:
Sie wiederholen sich regelmäßig.
Sie folgen einem klaren Muster oder Ablauf.
Sie bestehen aus Text, Struktur oder Entscheidungshilfe.
Sie sind wichtig, aber nicht deine Lieblingsbeschäftigung.
Beispiele gefällig?
Täglich ähnliche E-Mails beantworten
Social-Media-Posts mit gleichem Aufbau schreiben
Inhalte für Präsentationen oder Angebote zusammenstellen
Ideen sammeln, strukturieren, priorisieren
Gesprächsnotizen zusammenfassen
Wenn du bei einer Aufgabe denkst: „Das mache ich ständig – nur leicht abgewandelt", ist sie ein perfekter Workflow-Kandidat.
2.3 Die 3 Zutaten für jeden erfolgreichen KI-Workflow
Ein guter Workflow mit KI ist wie ein Kochrezept – du brauchst drei Dinge:
Ein klares Ziel
Was soll am Ende rauskommen? Eine Mail, ein Text, eine Entscheidung?
Ein konkreter Kontext
Was soll die KI wissen? Zum Beispiel: „Ich bin Webdesignerin und schreibe einer Kundin, die sich seit 2 Wochen nicht gemeldet hat."
Ein guter Prompt
Damit sagst du der KI, was sie tun soll – z. B. „Formuliere eine freundliche Erinnerungs-E-Mail in meinem Stil, bitte sachlich, aber persönlich."
Mit diesen drei Zutaten kannst du fast jede Aufgabe in einen Workflow verwandeln – und so automatisieren, dass du dich nicht mehr darum kümmern musst.
3. Workflow 1: Tägliche E-Mails in Minuten schreiben (inkl. Vorlagen)
E-Mails gehören zu den größten Zeitfressern im Alltag – vor allem, wenn du regelmäßig ähnliche Anfragen beantwortest, nachhakst oder Informationen weitergibst. Mit KI kannst du dir einen Großteil dieser Arbeit abnehmen lassen, ohne dass die Qualität leidet.
3.1 Antworten, Rückfragen, Zusammenfassungen – ohne Kopfzerbrechen
Viele Mails bestehen aus denselben Elementen: Begrüßung, Bezug zur Anfrage, Hauptaussage, Abschluss. Die Inhalte ändern sich, aber die Struktur bleibt gleich. Genau hier ist KI stark: Sie erkennt Muster – und kann dir komplette E-Mails vorschlagen, die du nur noch anpasst oder direkt übernehmen kannst.
KI-Assistent
Überlasse lästige E-Mails deinem digitalen Helfer
Zeit sparen
Mehr Zeit für wichtigere Aufgaben
Gleichbleibende Qualität
Professionelle Kommunikation garantiert
Beispiel-Situationen:
Ein Kunde fragt zum dritten Mal nach dem gleichen Punkt
Du musst freundlich nachhaken, weil du keine Antwort bekommen hast
Du willst eine Anfrage absagen, aber trotzdem professionell bleiben
Für all diese Fälle kannst du dir einmal Prompts erstellen, die du immer wieder verwendest – leicht angepasst, aber mit gleichbleibend hoher Qualität.
3.2 Der E-Mail-Prompt, der deine Tonalität trifft
Damit die KI in deinem Stil schreibt, braucht sie Kontext. Sag ihr, wer du bist, in welcher Rolle du schreibst und wie du normalerweise kommunizierst.
Persönlichkeit einfließen lassen
Deine Rolle und dein bevorzugter Kommunikationsstil geben der KI die nötige Richtung.
Feinabstimmung
Mit schnellen Anweisungen passt du den Ton genau an deinen Bedarf an.
Beispiel-Prompt
„Ich bin Grafikdesignerin und schreibe E-Mails an Kunden in einem freundlichen, aber professionellen Ton. Bitte formuliere eine Antwort auf folgende Anfrage: ‚Wir brauchen doch keine zweite Korrekturrunde, bitte schicken Sie gleich die Druckdaten.' Ich möchte sachlich klarstellen, warum die Korrekturschleife wichtig ist, ohne belehrend zu wirken."
Was du bekommst, ist oft zu 90 % verwendbar. Und mit einem Klick kannst du nachbessern: „Formuliere es kürzer", „Bitte mit mehr Klartext", oder „Klingt zu weich, bitte etwas direkter".
3.3 Achtung bei sensiblen Inhalten: Was du immer manuell prüfen solltest
KI kann formulieren – aber nicht bewerten, ob dein Ton angemessen ist. Deshalb gilt bei heiklen Themen: Verträge, Beschwerden, Entschuldigungen oder alles, was emotional aufgeladen ist, solltest du niemals blind übernehmen.
Nutze die KI als Basis – aber prüfe jedes Wort darauf, ob es in deiner Situation passt. Die Gefahr liegt nicht im Text, sondern darin, dass er vielleicht nicht das transportiert, was du eigentlich sagen willst.
Sensible Inhalte immer prüfen
Verträge, Beschwerden und emotionale Themen erfordern deine persönliche Überprüfung
Varianten anfordern
Bitte die KI um verschiedene Versionen, z.B. eine sachliche und eine empathische
Feinschliff selbst machen
Die letzten Anpassungen solltest du immer selbst vornehmen
Tipp: Wenn du dir nicht sicher bist, bitte die KI, dir zwei Versionen zu liefern – z. B. „eine direkte, sachliche Variante" und „eine empathische Variante". So kannst du vergleichen und wählen, was am besten passt.
4. Workflow 2: Kundenanfragen schneller beantworten
Kundenservice, Beratung, Support – ganz gleich, wie du mit Kund:innen zu tun hast: Viele Fragen wiederholen sich. Und selbst individuelle Anfragen folgen oft denselben Mustern. Mit KI kannst du Standard-Antworten, Erklärungen und Empfehlungen vorbereiten und in Sekundenschnelle individuell anpassen lassen.
4.1 So nutzt du frühere Texte, um neue Anfragen effizient zu beantworten
Einer der cleversten Tricks: Du nutzt alte E-Mails oder Support-Antworten als „Futter" für die KI. Kopiere 1–2 typische Beispiele in dein Prompt und sag der KI, sie soll daraus eine neue Antwort ableiten – angepasst an den aktuellen Fall.
Beispiel-Prompt
„Hier ist eine Beispielantwort auf eine frühere Kundenanfrage: [Text einfügen]. Bitte schreibe auf Basis dieses Stils und dieser Inhalte eine passende Antwort auf folgende neue Anfrage: [Neue Anfrage einfügen]. Bleibe sachlich, lösungsorientiert und freundlich."
Zeit sparen
Keine Neuformulierung nötig – die KI passt bewährte Antworten an neue Situationen an
Team-Konsistenz
Einheitlicher Kommunikationsstil über alle Mitarbeiter:innen hinweg
Das spart dir nicht nur Zeit, sondern sichert auch Konsistenz in Tonfall und Aussage – gerade wenn mehrere Personen im Team kommunizieren.
4.2 Chatverläufe zusammenfassen, filtern und vorstrukturieren
Viele Kundenanfragen kommen nicht als einzelne, klare Frage – sondern als E-Mail-Kette oder in langen Texten. Statt dich durchzuwühlen, lass die KI eine Zusammenfassung erstellen:
Zusammenfassungs-Prompt
„Bitte fasse diesen Chatverlauf in 3 Sätzen zusammen und identifiziere die Hauptfrage des Kunden."
Stichpunkt-Prompt
„Was genau möchte der Kunde wissen? Bitte in Stichpunkten zusammenfassen."
Das funktioniert auch bei chaotischen Mails erstaunlich gut – und spart dir viel Lesezeit. Du bekommst die Essenz – und kannst direkt zur Antwort übergehen.
4.3 Follow-ups automatisch formulieren lassen
Nicht jede Kundenanfrage endet beim ersten Austausch. Manchmal braucht es ein Follow-up – sei es als Reminder, als Zusammenfassung eines Gesprächs oder zur weiteren Klärung. Auch dafür ist die KI ideal:
Erinnerungs-Prompt
„Schreibe eine freundliche Erinnerungsmail an eine Kundin, die seit 5 Tagen nicht auf mein Angebot reagiert hat. Bitte im Stil: höflich, interessiert, aber nicht drängend."
Gesprächszusammenfassung
„Bitte fasse unser Telefonat vom [Datum] mit den wichtigsten Punkten zusammen und formuliere eine passende E-Mail zur Bestätigung."
So bleibst du professionell – ohne jedes Mal bei null anfangen zu müssen.
5. Workflow 3: Angebote erstellen lassen, die wirklich passen
Ein gutes Angebot ist mehr als nur ein Preis. Es zeigt, dass du den Bedarf des Kunden verstanden hast, strukturiert denken kannst und den Nutzen klar darstellst. Leider kosten solche Angebote oft viel Zeit – vor allem, wenn du jedes Mal von vorn beginnst. Mit KI kannst du diesen Prozess stark vereinfachen – ohne an Qualität zu verlieren.
5.1 Aufbau, Nutzenargumente, Preisoptionen – mit einem Prompt
Du musst der KI nicht sagen, wie man ein Angebot aufbaut – das weiß sie. Was sie aber braucht, ist Kontext: Was bietest du an? Für wen? Was ist dem Kunden wichtig? Dann kann sie dir in Sekunden einen ersten Entwurf liefern – inklusive Nutzenargumenten und Struktur.
Strukturierter Aufbau
Professionelle Gliederung ohne selbst lange nachzudenken
Zielgerichtete Argumente
Nutzenorientierte Formulierungen für deine Zielgruppe
Zeitersparnis
In Minuten statt Stunden zum fertigen Angebot
Beispiel-Prompt
„Ich bin Webdesigner und soll für eine mittelständische Steuerkanzlei eine neue Website anbieten. Bitte formuliere ein professionelles Angebot, das folgende Leistungen enthält: Designkonzept, Umsetzung, mobile Optimierung, zwei Feedbackschleifen, Hosting-Empfehlung. Ziel ist eine moderne, seriöse Website mit klarer Navigation und hoher Nutzerfreundlichkeit. Bitte strukturiert mit Einleitung, Leistungen, Preisoptionen, Zeitplan und Abschluss."
Die Antwort liefert dir einen vollständigen Textvorschlag – den du direkt in dein Angebot übernehmen oder daran anpassen kannst. Du sparst dir Strukturarbeit und Formulierungsstress – und gewinnst Zeit für die Feinabstimmung.
5.2 Standardbausteine intelligent wiederverwenden
Wenn du regelmäßig ähnliche Leistungen anbietest, kannst du dir mit KI eine Bibliothek aus Textbausteinen aufbauen – angepasst an verschiedene Zielgruppen oder Projektgrößen.
Baustein-Bibliothek
Mit KI schnell eine persönliche Textbausteinsammlung erstellen
Zielgruppengerecht
Jeder Kunde bekommt den passenden Stil und Tonfall
Tipp: Bitte die KI, mehrere Varianten zu erstellen:
Varianten-Prompt
„Bitte schreibe die Leistungsbeschreibung für eine Landingpage in zwei Versionen: einmal für ein Startup (dynamisch, modern), einmal für eine Steuerberatung (seriös, klar)."
So kannst du deine Angebote viel flexibler und zielgerichteter formulieren – mit minimalem Aufwand.
5.3 Der Struktur-Prompt für klare, überzeugende Angebote
Ein Angebot braucht nicht nur Inhalt, sondern auch einen roten Faden. Wenn du der KI sagst, in welcher Reihenfolge und in welchem Stil du kommunizieren willst, bekommst du überzeugendere Ergebnisse.
Kurzvorstellung
Wer du bist und warum du der richtige Partner bist
Ziel des Projekts
Was erreicht werden soll und welchen Nutzen es bringt
Beschreibung der Leistungen
Detaillierte Auflistung aller Bestandteile des Angebots
Preisoptionen
Verschiedene Varianten zur Auswahl (2-3 Optionen)
Zeitrahmen
Realistischer Zeitplan mit Meilensteinen
Abschlussformulierung
Einladung zum nächsten Schritt
Das Ergebnis: ein Angebot, das nicht nur gut aussieht, sondern auch verständlich, überzeugend und angenehm zu lesen ist – was deine Chancen auf einen Zuschlag deutlich erhöht.
6. Workflow 4: Social-Media-Posts in Serie erstellen
Regelmäßig zu posten ist wichtig – aber aufwendig. Die Themen gehen aus, die Formulierungen klingen irgendwann gleich, und die Zeit fehlt sowieso. Genau hier glänzt KI: Sie hilft dir, aus einer einzigen Idee mehrere Beiträge zu entwickeln, sie an verschiedene Plattformen anzupassen – und dabei deinem Stil treu zu bleiben.
6.1 Von einem Thema zu fünf Formaten (Text, Hook, Call-to-Action…)
Die meisten Menschen haben keine Posting-Probleme – sie haben ein Strukturproblem. Du brauchst nicht jede Woche eine neue Idee. Du brauchst eine Möglichkeit, mehr aus einer Idee zu machen.
Beispiel: Du hast ein Thema wie „Warum Website-Speed für Kundengewinnung entscheidend ist". Sag der KI:
Format-Prompt
„Bitte entwickle aus diesem Thema fünf unterschiedliche Social-Media-Posts für LinkedIn – mit jeweils: einer aufmerksamkeitsstarken Headline, einem kurzen Text (max. 700 Zeichen), einer Frage an die Community und einem Call-to-Action. Ton: professionell, klar, direkt."
Die KI liefert dir fünf Formate – zum Beispiel:
Zahlen-Headline
„97 % der Nutzer verlassen eine Website, wenn..."
Persönliche Story
Erfahrungsbericht mit Lerneffekt
Mini-Tipp
Praktische Sofortmaßnahme
Frage
Diskussionsstarter für Engagement
Zitat plus Kontext
Expertenmeinung mit Erläuterung
So wird aus einem Impuls gleich eine ganze Woche Content.
6.2 Inhalte anpassen für LinkedIn, Instagram, Newsletter
Jede Plattform hat ihre Sprache. Was auf LinkedIn gut ankommt, wirkt auf Instagram schnell zu textlastig – und im Newsletter zu werblich. KI hilft dir dabei, deinen Text zielgerichtet umzuschreiben:
Instagram-Anpassung
„Wandle diesen LinkedIn-Post so um, dass er als Instagram-Caption funktioniert – bitte kürzer, lockerer und mit Emoji-Einsatz."
LinkedIn-Anpassung
„Mache aus diesem Newslettertext einen dreiteiligen LinkedIn-Post mit klarer Struktur und Community-Frage."
Newsletter-Anpassung
„Verwandle diesen Social-Media-Post in einen Newsletter-Abschnitt mit persönlicher Ansprache und passender Tiefe."
Du musst also keine Plattformexperte sein – die KI übersetzt deinen Inhalt in das passende Format.
6.3 So bleibt dein Stil erkennbar – trotz KI
Ein häufiger Vorbehalt: „Aber dann klingt das doch nicht mehr nach mir!" – Falsch. Du kannst der KI deinen Stil beibringen.
So geht's:
Beispieltexte sammeln
Kopiere 1–2 Texte, die du selbst geschrieben hast.
Stil definieren
Sag der KI: „Das ist mein Schreibstil: klar, direkt, gerne mit kleinen Seitenhieben und kurzen Sätzen. Bitte schreibe alle zukünftigen Posts in diesem Stil."
Testen und anpassen
Lass den neuen Inhalt schreiben – und bitte notfalls um Nachbesserung: „Weniger Marketing, mehr Klartext."
Nach wenigen Versuchen hast du einen Stil, der wie du klingt – nur schneller produziert.
7. Workflow 5: Termine, To-dos & Deadlines organisieren
Viele Menschen nutzen KI zur Textgenerierung – dabei kann sie auch ein großartiger Struktur-Assistent sein. Wenn dein Alltag oft voll, chaotisch oder reaktiv ist, kann dir KI helfen, Klarheit zu schaffen: Was ist wichtig, was hat Priorität, was kannst du delegieren oder verschieben?
7.1 ChatGPT als Denkpartner: So planst du stressfrei deinen Tag
Wenn du morgens vor einem Berg von Aufgaben stehst und nicht weißt, wo du anfangen sollst – sprich mit der KI. Sie hilft dir dabei, Aufgaben zu sortieren, zu priorisieren und in machbare Zeiteinheiten zu packen.
Tagesplanung leicht gemacht
Strukturiere deinen Tag mit Hilfe von KI und behalte den Überblick
Prioritäten setzen
Identifiziere die wichtigsten Aufgaben und erledige sie zuerst
Zeitmanagement
Teile deine Zeit effizient ein und plane realistische Pufferzeiten
Tagesplanungs-Prompt
„Hier sind meine heutigen Aufgaben: 1. Angebotsentwurf fertigstellen, 2. Rückruf bei Kundin XY, 3. zwei Social-Media-Posts vorbereiten, 4. Rechnung senden. Ich habe von 9 bis 15 Uhr Zeit, inklusive 30 Minuten Pause. Bitte plane meinen Tag so, dass ich fokussiert und entspannt arbeite."
Du bekommst eine einfache Tagesstruktur mit Vorschlägen für Reihenfolge, Dauer und sogar Pufferzeiten. Und das Beste: Du kannst sagen, was dir wichtig ist – z. B. „Erst die kreativen Aufgaben", oder „Bitte mit Fokusblöcken und kurzen Pausen".
7.2 Aufgabenpriorisierung mit Promptlogik & 7.3 Automatisierte Zusammenfassungen deiner Woche
Viele Aufgaben können überwältigend sein. KI hilft dir, Klarheit und Struktur zu schaffen.
Priorisierungs-Prompt
„Ich habe diese 10 Aufgaben. Bitte sortiere sie nach: 1. Dringlichkeit, 2. Wichtigkeit, 3. Aufwand. Markiere Aufgaben, die ich ggf. verschieben oder delegieren kann."
So bekommst du nicht nur eine Sortierung – sondern auch Klarheit, was wirklich zählt. Die KI denkt zwar nicht strategisch wie ein Mensch, aber sie hilft dir beim Strukturieren deiner Gedanken.
Eisenhower-Matrix Tipp
Nutze die Eisenhower-Matrix mit der KI, wenn du Entscheidungen triffst:
„Ordne diese Aufgaben in die Eisenhower-Matrix ein."
Wochenrückblick-Prompt
„Ich möchte meine Woche reflektieren. Ich habe diese Aufgaben erledigt: [Aufzählung]. Bitte fasse zusammen, was ich geschafft habe, was offen geblieben ist und was ich daraus lernen kann."
Wochenplanungs-Prompt
„Hilf mir, meine Woche zu strukturieren. Ich arbeite Montag bis Freitag, je 6 Stunden. Hier sind meine Prioritäten für die Woche: [Liste]. Bitte gib mir einen Wochenplan mit Puffer, Fokuszeiten und realistischen Tageszielen."
Diese Reflexion hilft dir nicht nur bei der Organisation – sondern auch dabei, bewusster zu arbeiten und Fortschritte zu erkennen.
8. Workflow 6: Meetings schneller vorbereiten und nachbereiten
Meetings sind wichtig – aber oft ineffizient. Zu lange, zu unklar vorbereitet, ohne Ergebnisprotokoll. Ob du alleine arbeitest, im Team oder mit Kund:innen: Wer es schafft, Meetings klar zu strukturieren und gezielt nachzubereiten, spart nicht nur Zeit, sondern macht bessere Zusammenarbeit möglich. KI kann dir dabei eine Menge abnehmen.
8.1 Agenda erstellen mit KI – in Sekunden statt Stunden
Oft beginnen Meetings ohne klare Struktur – dabei ist eine gute Agenda die halbe Miete. Mit KI kannst du in wenigen Sekunden eine übersichtliche und sinnvolle Tagesordnung erstellen, basierend auf dem Thema, den Teilnehmer:innen und dem Ziel.
Agenda-Prompt
„Ich plane ein internes Meeting mit meinem Projektteam (3 Personen, 45 Minuten). Thema: Launch unserer neuen Website. Bitte erstelle eine strukturierte Agenda mit Zeitvorgaben, Prioritäten und einem klaren Ziel pro Punkt. Ton: sachlich, lösungsorientiert."
Ergebnis: eine professionelle Agenda mit klarer Struktur, inklusive geschätzter Zeit pro Punkt und Vorschlägen zur Moderation.
Tipp
Du kannst auch unterschiedliche Varianten testen – z. B. „eine schlanke Agenda mit nur 3 Schwerpunkten" oder „eine kreative Agenda mit interaktiven Elementen".
Zeitersparnis
Statt 20-30 Minuten für die Agenda-Erstellung benötigst du nur noch 1-2 Minuten!
8.2 Protokolle und To-dos aus Notizen generieren lassen & 8.3 Der Follow-up-Prompt für professionelle Nachfassmails
Meetings werden nie überflüssig – aber sie können viel produktiver, kürzer und klarer werden, wenn du die Vor- und Nachbereitung auslagerst. Und genau das geht mit KI schneller, als du denkst.
Protokoll-Prompt
„Hier sind meine Notizen aus dem Kundentermin (Rohtext). Bitte fasse sie in einem übersichtlichen, sachlichen Protokoll zusammen mit diesen Abschnitten: 1. Teilnehmer:innen, 2. besprochene Punkte, 3. offene Fragen, 4. konkrete To-dos mit Verantwortlichkeiten."
Du bekommst in Sekundenschnelle ein sauberes, versandfertiges Protokoll. Und wenn du willst, sogar im Wunschformat (z. B. als E-Mail, Memo oder PDF-Entwurf).
Tipp: Wenn du regelmäßig ähnliche Meetings hast (z. B. Weekly, Jour fixe), kannst du dir ein Prompt-Template anlegen, das du immer wieder verwendest.
Follow-up-Prompt
„Bitte schreibe eine Follow-up-Mail zum heutigen Meeting (Thema: Projekt XY). Ich möchte die wichtigsten Punkte zusammenfassen, offene Fragen auflisten und nächste Schritte klar benennen. Bitte im Stil: professionell, aber nicht steif."
Du kannst diesen Text sofort verwenden oder anpassen – je nach Empfänger: Kolleg:innen, Kund:innen, externe Partner.
Tipp: Bitte die KI, den Text auch in Ich- oder Wir-Form umzuwandeln, damit er persönlicher wirkt. Du kannst sogar sagen: „Bitte so schreiben, als käme es direkt von mir."
Schnelle Notizen
Konzentriere dich aufs Zuhören und notiere nur Stichworte
KI-Transformation
Lass die KI aus chaotischen Notizen strukturierte Dokumente erstellen
Sofort nachfassen
Versende professionelle Follow-ups direkt nach dem Meeting
Fazit: Deine Zeit gehört dir – nicht deinen To-dos
Wenn du dieses E-Book bis hierhin gelesen hast, hast du nicht einfach nur ein paar KI-Prompts kennengelernt. Du hast etwas viel Wichtigeres gelernt: dass es möglich ist, mit wenig Aufwand spürbar mehr Leichtigkeit in deinen Arbeitsalltag zu bringen.
Du musst nicht alles automatisieren. Du musst nicht zum Technikprofi werden. Du musst auch keine Zeit finden, um KI „richtig zu lernen".
Du brauchst nur die richtige Haltung – und einen ersten, kleinen Schritt.
Bewährte Workflows aus dem echten Leben
Die zehn Workflows in diesem Buch sind keine theoretischen Modelle. Sie funktionieren – weil sie aus dem echten Alltag kommen. Und weil sie darauf abzielen, dich zu entlasten, nicht zu überfordern.
Die wichtigste Frage
Die Frage ist nicht, ob du KI einsetzen solltest, sondern wo sie dir am meisten hilft: beim Denken, Schreiben, Strukturieren, Erinnern, Umsetzen.
Deine Zeit ist wertvoll
Deine Zeit ist zu wertvoll, um sie mit dem ständigen Wiederholen von Aufgaben zu verschwenden, die eine KI genauso gut oder besser übernehmen kann.
Nutze deine Energie lieber für die Dinge, die wirklich nur du kannst: Entscheidungen treffen, Menschen führen, kreativ sein, Ideen verwirklichen.
Vielleicht hast du nicht sofort zehn Workflows im Einsatz – aber wenn du nur einen davon regelmäßig nutzt, wirst du schon merken:
Es geht leichter. Es geht schneller. Und es geht mit weniger Stress.
Du hast jetzt alles, was du brauchst, um deine eigene Superkraft im Umgang mit KI zu entwickeln – und sie klug in deinen Alltag zu integrieren. Schritt für Schritt. Ohne Druck. Aber mit Wirkung.
Viel Erfolg – und noch mehr Zeit für das, was wirklich zählt.